邱集煤礦物資管理暫行規定
為了滿足物資管理的要求，降低采購成本，確保各項物資的供應，保障生產正常運轉。進一步規范物資計劃編制、采購、倉儲等各環節管理工作，特制定本規定。
(一)物資計劃的編制
1、各單位根據生產作業計劃和分解的材料費指標，在確保本單位材料計劃能夠滿足生產需要的前提下編制下月物資采購計劃，并上報材料小組。
2、勞保用品的物資計劃，統一由勞資科根據發放計劃上報材料小組。
3、黨政辦公室、后勤科、修理用配件等各類物資采購計劃編制完成后，上報物管科。
4、對于生產急需的計劃外采購，根據實際情況向材料小組提出計劃外采購申請，然后報分管礦領導批準后自行采購。
5、維簡、安全費用的采購計劃要以集團公司批準的計劃編制。
(二)、物資計劃編制要求
1、各單位物資需求要以編制的月度計劃為主，月度計劃的準確率要控制在85%以上。每月的臨時計劃不得超過月度計劃的10%，否則，對材料計劃編制單位按照“全面預算考核辦法”進行處罰。
2、對于生產急需的臨時物資采購計劃，批準后應提前書面上報采購部門。
3、各單位編制的物資采購計劃要按照統一格式，物資名稱、規格型號、技術參數、使用單位、到貨期限、生產廠家等必須填寫清楚、準確，以確保購進物資質量可靠、有效使用，對于所報物資計劃不準確、不規范、不可靠造成物資積壓或影響生產，將對有關單位人員追究處罰。
4、對于設備、配件的采購計劃應充分考慮生產周期以及供貨運輸時間，各單位編制計劃應具超前性。
5、對外委配件的加工，使用部門所報的圖紙必須設計完整、準確，報采購部門進行審核后，根據有關文件、流程，組織外委加工。
6、各單位要明確一名負責物資計劃編制人員，并按時向采購部門上報采購計劃。
(三)計劃的審核與審批
1、各單位上報的月度計劃必須經單位負責人審核簽字后，再上報材料小組，否則不予受理。
2、材料小組要根據物資庫存情況對上報的計劃進行全面統計和審核，確保采購計劃總成本控制在下達的指標范圍內。計劃要準確到位，整理后的計劃不準出現丟失、多填、混淆工區的情況。
3、每月22日召開物資平衡會，由分管礦領導對月度物資采購計劃進行審批，物資采購以審批后計劃為準。
4、生產急需的臨時物資需求計劃，由分管礦領導審批簽字后再報采購部門，否則不予受理。
(四)、計劃的受理時間
1、各單位次月物資采購計劃必須在當月的22日前報材料小組。
2、經礦領導批準后的全礦物資采購計劃，材料小組必須在每月24日前報億金公司供應站。
3、對于生產急需的臨時物資采購計劃，批準后應及時上報采購部門。
二、物資采購的管理
(一)經礦領導批準的次月物資采購計劃，上報億金公司供應站，由億金公司統一進行采購。
(二)對于全礦自行采購的物資、加工制作等業務由物管科歸口管理，統一組織，陽光操作。物管科、審計科、監察科、紀委負及業務部門負責物資采購的詢價、議價、比質、比價等工作
(三)物資采購要遵循的原則
1、未經審批的物資一律不得自行采購;
2、倉庫內的庫存物資應優先使用;
3、在比價過程中，嚴格執行同類產品比質量，同樣質量比價格，同樣價格比服務的原則，擇優確定供應單位;
(四)、比質比價管理
1、物管科要根據礦物資需求情況建立比質比價臺帳以及其他有關的物資采購資料。
2、物管科在采購物資時除招標和特殊的臨時采購外，其余各類物資采購均要實行比質比價管理。
3、物管科接到批準后的物資采購計劃后，先核對采購內容，確定采購方式，參考建立的比質比價臺帳及過去采購記錄或廠商提供的資料，精選三家以上的供應商進行詢價、比價。
4、物管科在詢價、比價過程中要對物資供應商、產品質量和市場價格進行深入的比較分析，對于各供應商的報價資料進行整理后填制《物資采購詢價比價表》，然后將比質比價情況向分管領導匯報。
5、如所采購的物資只有一家供應商，物管科首先要對市場認真調研，然后根據市場調查情況組織審計、監察、紀委、財務及業務部門進行議價。
6、與我礦簽訂長期購銷協議的供應商，物管科要定期進行與市場比質比價管理，在同質同價的情況下優先采購。
(五)、物資采購的合同和協議管理
1、對進行比質比價后的批量物資采購超過5萬元的，必須同供應商簽訂采購合同，并嚴格執行合同法和我礦的合同管理制度。
2、在同供應商所簽訂的采購合同中，要明確數量、規格型號、價格等合同要素及其它需要明確的事項。一般情況下，按照標準合同文本簽訂合同。在物資采購中，必須先同供應商簽訂合同后，再進行供貨。對于不按規定先進貨，再補簽合同的情況財務科將不予辦理結算并給相關責任人員進行處罰。
3、物管科要對簽訂采購合同的供應商的產品，實行批量簽訂物資購銷合同的方式進行采購與管理。
4、物管科要對外出修理的物資同樣做好比質比價管理，并簽訂物資修理修配合同。
5、物管科要做好各項檔案的管理工作，如詢價比價表、采購合同、修理修配合同、各種物資采購的審批及下發的各種文件。
(六)物資采購的其他規定
1、物管科在采購物資時必須嚴格按照采購原則、采購計劃、比質比價的原則進行采購。做到不錯訂、不漏訂，及時準確的做好物資保障工作。對于超計劃采購的物資由采購人員承擔。
2、在物資采購時，如所采購的物資與使用單位所申報的采購規格型號、質量標準不一致時，物管科應先征求使用單位意見，在使用單位同意，并簽字確認后方可采購使用單位同意的代用品，否則出現的后果由物管科直接負責。
3、物管科在規定的時間未能完成采購任務的，應及時匯報礦領導說明原因，擬定補救措施。
三、物資的倉庫管理
(一)物資的驗收
1、對于億金公司采購的物資，億金物資供應站應根據各生產單位物資需求情況及時安排發貨，并按規定辦理“假”入庫手續。
2、對于從億金公司和物管科購入的周轉材料，到貨后必須及時通知材料小組相關人員進行驗收，以便材料小組對全礦周轉物資的調撥管理。
3、對于自行采購的物資，物管科應根據采購合同的相關規定，要求供應商按時發貨。
4、物管科驗收人員要依據合同、訂貨單與供應商的送貨單進行核對，并驗收入庫。
5、在物資驗收環節，要有申請部門或使用部門及相關業務部門共同進行驗收，看是否符合合同要求及工藝技術要求等。
6、在驗收過程中如果發現貨物存在質量問題，則由物管科根據合同規定提出具體解決辦法，聯系供應商，進行退換貨處理。
7、經驗收合格后，則由物管科驗收人員負責入庫，填寫入庫單，并與簽字審批后的發票一起交由財務進行賬務處理。
8、對于外出維修的物資，物管科要與使用部門進行共同驗收，對于維修不合格的物資物管科要及時聯系維修廠家，按照合同規定進行解決。
9、固定資產驗收制度：
(1)固定資產購入后要及時進行驗收。固定資產的驗收由機電科設備管理人員、財務科固定資產管理人員、固定資產使用單位、設備采購部門共同驗收。
(2)固定資產運到后，由采購人員召集設備驗收人員到現場對固定資產進行驗收。
(3)驗收人員要對購入固定資產的名稱、數量、規格型號、出廠日期、制造單位，包括附屬設備和技術文件等資料進行一一核對驗收。
(4)驗收合格后，填寫一式三聯的機電設備驗收單(機電科、財務科、采購人員各一聯)，由驗收人員共同簽字確認。然后將驗收合格后固定資產按物資領用程序交給使用部門。
(5)對購入的固定資產辦理完相關驗收手續后，機電科設備管理員要及時對固定資產進行編號，固定資產一經編號，不得改變，也不能重復編號。
(6)財務科固定資產管理人員，在固定資產驗收合格后，要及時進行帳務處理，并錄入固定資產管理軟件，按規定計提折舊進行管理。
(二)物資的領用
1、各單位領用物資以月度計劃和臨時計劃為依據。如遇特殊情況，需要超計劃領料的，領料單位須由分管領導的簽字，否則不予發料。
2、各單位領用物資必須由單位負責人簽字同意，開具領料單后到材料小組進行審核登記，再到億金公司供應站或物管科領用物資。
3、各單位填制的領料單中品名、規格型號、單位、數量、金額、審批、領料人、制單等必須用黑色中性筆填寫清楚，不得用藍色圓珠筆進行填寫。
4、對于各單位領料時發現型號規格等與采購計劃不符時，領料人員應及時向單位負責人匯報，各單位有權拒絕領用。同時嚴禁各單位對領用物資進行私自調換，否則將嚴格追究相關人員的責任。
5、各單位在領用億金公司材料后，在使用過程中如發現質量問題，要及時同物管科，物管科要積極同億金公司進行協商進行退貨或索賠。
6、各單位在億金公司供應站和物管科領用的材料要分別單獨進行登記，并按每旬領用材料情況進行分別匯總登記。每月的2號、12號、22號各單位材料員要將每旬材料匯總登記情況報到財務科。每旬各單位不按規定上報財務科的每次罰款50元。
7、每月22號財務科將各單位每旬上報材料領用情況進行匯總，匯總后與億金公司發貨情況進行核對，對于核對不一致的財務科要及時通知材料員，材料員要及時查找原因。核對一致后各單位材料員要在核對表上簽字認可。
8、億金公司每月要根據財務科核對一致后材料領用情況要及時開具發票，發票開具后要及時送財務科進行審核。
(四)、物資的發放
1、億金公司供應站、物管科發料人員首先要審核領料單：(1)領料單中品名、規格、單位、數量、審批、材料小組是否按規定進行填寫等。(2)所領物資是否在計劃內。(3)核對庫存是否有貨。審核無誤后方可對領料單上的金額進行劃價登記。
2、發料人員要細心審核領料單，對所發物資的品名、規格(型號)、單位、數量等雙方確認無誤后方可發放。
3、材料發放人員要對發放的材料按照“日清日結”的原則及時登記帳務，并將每天材料發放情況及時發布到辦公系統上。
4、材料發放人員嚴禁白條和無任何手續發料，特殊情況經有關領導批準可先發料，但次日必須補辦正規手續。
